8 técnicas cientificas para aumentar sua produtividade

Se tem uma coisa que vale ouro nesta vida, é a produtividade. Quanto mais produtivo você é, mais rápido, com mais eficiência e qualidade você consegue resolver seus problemas diários, sejam eles no trabalho ou na vida pessoal. No entanto, quanto menos produtivo você é, mais estresse e acúmulo de problemas você precisará lidar.

Para nos tornarmos verdadeiramente mais produtivos, precisamos primeiro compreender a maneira individual como cada um de nós trabalha. Quando identificamos como trabalhamos, podemos aplicar técnicas para trabalhar de maneira mais consciente e inteligente.

Esse processo, que pode parecer complexo, pode ser em grande parte resumido em mudanças comportamentais mais calculadas, e é aí que técnicas de produtividade devidamente testadas e comprovadas podem desempenhar seu papel em tornar você uma pessoa muito mais produtiva.

As técnicas de produtividade são estratégias desenvolvidas para ajudá-lo a explorar seus estados de fluxo produtivo de modo a fazer com que você consiga atingir qualidade com menos esforço do que o habitual, visando tirar vantagem da forma como seu cérebro funciona.

1. A Regra de três

Este método é ideal para aqueles que tendem a estabelecer metas muito ambiciosas ou elaborar listas de afazeres extensas e acabam não completando a maioria delas. O princípio é simples: ao iniciar seu dia, escolha três objetivos principais que deseja alcançar.

Em vez de se sobrecarregar com uma longa lista de tarefas, você foca em três objetivos principais que quer ver concluídos até o final do dia. Estes objetivos devem ser significativos e impactar positivamente seus projetos ou metas de longo prazo.

A ideia é que, ao atingir esses três resultados-chave, você tenha a sensação de progresso e realização, incentivando a motivação e a continuidade do bom trabalho. Além disso, essa estratégia ajuda a desenvolver a habilidade de distinguir entre o que é urgente e o que é verdadeiramente importante, permitindo uma melhor alocação de recursos e tempo.

2. Foco intenso

Dedicar-se a períodos de trabalho profundo exige disciplina e prática, mas os benefícios são imensos. Essa abordagem permite que você mergulhe nas tarefas mais complexas e desafiadoras, elevando sua capacidade de resolver problemas e gerar soluções inovadoras.

O segredo para implementar com sucesso o foco intenso no seu dia a dia inclui a criação de um ambiente de trabalho que minimize as interrupções e a prática de técnicas de mindfulness para aprimorar sua capacidade de manter a atenção prolongada. Além disso, estabelecer metas claras para cada sessão de trabalho profundo pode ajudar a manter o direcionamento e a sensação de propósito.

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3. Blocos de tempo

Ao aplicar este método, você não apenas evita a procrastinação, mas também consegue uma visão mais holística de como seu tempo é gasto ao longo do dia. Isso inclui tanto o trabalho produtivo quanto os momentos necessários de descanso e lazer. Um aspecto crucial do planejamento por blocos de tempo é a flexibilidade; embora seja importante se manter dentro dos limites estabelecidos, também é necessário ajustar e adaptar conforme as demandas do dia a dia.

Integrar blocos de tempo para pausas, aprendizado e desenvolvimento pessoal pode enriquecer sua rotina, tornando-a mais equilibrada e sustentável a longo prazo. Ademais, essa técnica fortalece a autodisciplina e a autogestão, habilidades essenciais para o sucesso em qualquer área de atuação.

4. A regra dos dois minutos

Originária do sistema “Getting Things Done” de David Allen, esta estratégia propõe uma solução simples contra a procrastinação. Se uma tarefa pode ser concluída em dois minutos ou menos, faça-a imediatamente. Este princípio é particularmente eficaz para pequenas ações que tendemos a adiar, como responder um e-mail breve ou organizar a mesa de trabalho. Ao cumprir imediatamente tarefas rápidas, não só reduzimos a nossa lista de afazeres, mas também cultivamos um sentimento de realização e motivação para enfrentar desafios maiores.

5. Princípio da não repetição

Baseado no conceito de eficiência e economia de esforços, essa técnica incentiva a maximizar o uso de recursos já criados anteriormente. Ao invés de redigir o mesmo tipo de documento ou e-mail do zero diversas vezes, recomenda-se o desenvolvimento de templates ou modelos editáveis para uso futuro.

Além disso, a automação de tarefas rotineiras, como agendamentos e registros, através de ferramentas digitais, pode liberar tempo precioso para se dedicar a atividades mais complexas e produtivas. Este princípio é um convite a repensar como podemos otimizar processos repetitivos no nosso dia a dia profissional e pessoal.

6. Método Eisenhower

Inspirado nas estratégias de gestão do ex-presidente americano Dwight Eisenhower, este método destaca a importância de distinguir entre tarefas urgentes e importantes. Muitas vezes, nos deixamos levar pela pressão de prazos iminentes, negligenciando atividades que, embora não urgentes, são cruciais para nossos objetivos a longo prazo.

O Método Eisenhower sugere a priorização diária de 1 a 3 tarefas essenciais, focando esforços em ações que verdadeiramente contribuam para nossas metas. Esta abordagem não só ajuda a avançar de forma mais significativa em projetos e objetivos, como também a gerenciar melhor nosso tempo e energia, evitando o esgotamento causado pelo acúmulo de demandas urgentes mas menos relevantes.

7. Princípio de Pareto

Conhecido como regra 80/20, este princípio sugere que uma grande parte dos resultados (aproximadamente 80%) advém de uma pequena parcela dos esforços (cerca de 20%). Aplicando essa lógica ao ambiente de trabalho, podemos concluir que uma porcentagem significativa dos lucros ou da produtividade vem de um número limitado de tarefas ou projetos.

O desafio aqui é identificar quais atividades trazem o maior retorno e focar nelas, evitando gastar tempo excessivo em tarefas de menor impacto. Essa abordagem nos ajuda a alocar recursos de maneira mais eficiente, aumentando a produtividade e otimizando resultados.

8. Agrupamento de Tarefas

Esta técnica envolve organizar e executar tarefas semelhantes em sequência, durante um período dedicado, para minimizar a dispersão e a multitarefa, dois grandes vilões da produtividade. Por exemplo, em vez de responder e-mails ao longo do dia, você pode definir um bloco de tempo específico para lidar com todas as mensagens de uma vez. O mesmo se aplica a reuniões, planejamento, pesquisas ou qualquer outra categoria de tarefa.

Agrupar tarefas ajuda a criar um ritmo de trabalho mais concentrado e eficiente, permitindo que você dedique atenção plena a cada grupo de atividades sem ser constantemente interrompido por mudanças de foco. Essa estratégia é particularmente útil para concluir tarefas rotineiras mais rapidamente, liberando mais tempo para trabalhos que exigem maior criatividade e profundidade.